議事録作成時間を1/5に短縮!
高精度の自動議事録により業務効率化へ大幅貢献

課題
・議事録作成にかけている業務負荷を軽減したい
・進捗確認など営業活動のスピード感を上げたい
解決
・議事録作成にかけていた2時間の作業時間が20分で済むようになった
・様々な会議の情報共有がすぐにできるようになった

1995年設立以来、最新で最適なITサービスを提供しているテックウインド株式会社では、海外メーカーとの直接取引による幅広いIT機器の仕入れ・販売から組み立て、ソリューション提案まで一貫して行っている。
今回は、営業本部 営業統括長の柳沼様、デバイスビジネスグループ リーダーの濱元様、デバイスビジネスグループの石川様に、AIによる自動議事録作成サービス「ZMEETING」の導入の背景や導入後の効果などを伺った。

最初に議事録作成サービスの導入を検討したきっかけは何でしょうか?

営業統括長 柳沼氏:
社内的に残業をなくしていこうという取り組みから、業務時間や効率性を見直した際に議事録が課題として見えてきました。
そして、議事録の作成にフォーカスしてみると、会議で出た質問やアクションプランなど状況整理も踏まえて、1時間の会議にかかる議事録が2~3時間かかっている状況でした。

このような業務負荷がかかっている状況で、以前から付き合いのあるSB C&SさんからAI議事録作成サービスの「ZMEETING」を紹介してもらい、このサービスを使えば、業務負荷を軽減できるんじゃないかなと思いましたね。

導入時に費用など重視したポイントはあったでしょうか?

ZMEETINGの費用感はあまり高くなかったので、費用面でハードルは高くありませんでした。
ただ、業務時間を削減するだけでなく、議事の正確度も高めていきたいというポイントもありました。

そこで導入前に実際に役員もいる会議でみんなに登録してもらって、リアルで文字起こしがされていくのを見てもらいました。

もちろん最初は設定も甘かったこともあり、少し誤変換がありました。
しかし、比較的文字起こしの精度が高かったため、役員の方々も満足してくれて、その場で承認が貰えました。

実際の使用する場面や導入前後の変化について教えてください。

営業部 石川氏:
営業側だと週に5つの会議に参加しており、社内での報告会議やメーカー側との進捗会議で使用しています。

導入前は打ち合わせ中に内容をメモして、議事録を作る際にミスがないか再度、録音を聞き直して作成していたので、ほとんど同じ会議を二回受けているような状況でした。

会議の時間と同じ時間以上に議事録作成も時間がかかっていたので、議事録を作成する時間も確保したりして、スケジュール的に合わないときは提出が3日後になってしまう時もありました。

議事録が後日になってしまうと、記憶も曖昧になってしまうため正確な議事録を作ることが難しかったです。

一方でZMEETINGを導入後は、会議中に議事録が作成されることに加えて、リアルタイムで編集できる点も便利だと思います。

例えば、複数の意見が投げられた際に重要なポイントにフラグ立てができることで見分けがつきやすくなっています。
他にも今までとは違い、自分がリアルタイムでコメントを入れたり、タグ付けした部分などを参加者側も見て修正してくれるので、会議が終わった時にはほぼ共有できる状態になっています。

そして、副次的な効果として表れたのが、会議中での発言の仕方、とくに一文として話すように参加者が意識するようになったことです。
きちんと話すことで分かりやすくなり、修正の必要なく議事録になるという意識的な変化が見られました。

導入後の効果はどれくらいあったでしょうか?

濱元氏:
2時間ほどかかっていた議事録作成が体裁を整える作業だけになり、20分程度で議事録が作成できるようになりました。

あとは、会議が終了してから3日後に出していた議事録がすぐに出せるようになったことも効果が大きかったです。

会議の中で様々な営業上のアクションアイテムが出てくるので、その共有が遅れると営業活動にも致命的でした。
それが導入後にはスピード感を上げることができるようになりました。

また、今まではまとめて議事録作成の時間をとる必要がありました。
例えば、会議が60分あれば、同じように60分の録画を聞く時間として同じ時間、もしくは議事録作成も合わせて60分以上は別のスケジュールとして確保していました。

一方で導入後は、文字起こしされたデータを議事録の体裁に合わせるために文字を貼り付けるだけになり、20分程度の作業時間で終わるようになりました。
さらに、作業時間をまとめて確保する必要はなく、スケジュールの合間に作業することも可能になりました。

最後に

議事録作成の業務削減により、当初の課題であった業務負荷も大幅に軽減したと柳沼氏は語ってくれた。
また、グループ会社にもすでにZMEETINGを紹介しそちらでも導入済だという。

今後も議事録作成を使用する上で、パソコンパーツやメーカー名などを音声認識していけるようにZMEETING内の機能にある辞書登録(※)を活用して精度も上げていく。

ZMEETINGを活用した議事録作成で今後も業務負荷だけでなく、営業活動にも変化を起こしていくテックウインドに今後も注目していきたい。