AIによる議事録自動作成ツールのメリットとは?比較方法からおすすめツールまで紹介

AI議事録自動作成

オンラインでのweb会議が多くなっている中で、会議の議事録方法も変わってきています。

最近では様々な議事録を自動作成してくれるツールがありますが、実際にどれが良いサービスなのか判断するのは難しいですね。

今回はAIを駆使した議事録自動作成ツールの選定ポイントや気を付ける点などを紹介していきます。

議事録自動作成ツールとは?

議事録自動作成ツールとは、会議における音声をAIによって自動でテキスト化し、議事録を自動作成してくれるシステムのことです。

昨今ではリモートワークが普及し、会議の数も増えた上に、打合せの内容を正しく共有するハードルも上がり議事録の重要性はより高まっています。

その一方で、多数の会議に加えて、web会議になって発言者の把握がしにくくなるなど、議事録を作成する担当者の録音が必要になるほど負荷は上がり続けているのが実情です。

このような課題を補強する目的で、注目が集まっているのが議事録自動作成ツールです。

これまでは音声のテキスト化だけでも大きな投資が必要でしたが、AIによる音声認識機能などテクノロジーの発展により、金額面も含めて実用的になり、採用企業が増えています。

また、高い精度で音声の文字起こしが実現できるようになっただけでなく、専門用語や多言語への対応、タスクの抽出など様々な機能が加わり用途の幅も広がってきました。

それでは議事録自動作成ツールはどのようなメリットがあり採用されているのか?

次の章で解説します。

音声認識AIによる議事録自動作成ツール活用のメリット


音声認識AIによる議事録自動作成ツールには、次の3つのメリットがあります。

  1. 議事録作成の効率化
  2. 会議・商談の見える化
  3. 情報共有の簡略化

それでは、議事録が自動作成できることで得られる3つのメリットについて、それぞれみていきましょう。

議事録作成の効率化

得られるメリットの一つ目が、議事録作成の効率化です。

議事録を残す担当者はかなりの時間を使って作業をしています。内容が複雑な会議や、大人数が参加する会議だった場合、会議時間以上に議事録作成に時間がかかることも。

議事録作成の効率は、単純に人件費の最適化につながります。
人件費には、社員の給与だけでなく、管理費や福利厚生にかかるコストがあり思いの外、大きい金額になるものです。

具体的にみてみましょう。

1日に1つの会議があるだけでも、議事録作成に1時間かかれば週に5時間、月に20時間以上の時間が消費されてしまうわけです。

一見無料に見える議事録も金額に換算すると、管理費等含めて2000円で考えても、4万円以上の月間コストになります。

議事録自動作成ツールの中では、月間で1万円も掛からずに導入できるものもあるので、これだけでも十分な投資対効果が見込めるといえますね。

会議・商談の見える化

二つ目のメリットは、会議・商談の見える化です。

会議の目的・会議中の経緯・決定したタスク等を明確に残し、リアルタイムでメンバーに共有することで、仕事やプロジェクトの推進力が高まって結果が残せる組織になっていきます。

更に、他社との打合せなどであれば、議事録を自社で作成し、積極的に共有していくことで、信頼関係を強化する結果にもつなげることが可能です。

議事録の運用が徹底されていない企業は意外と多く、会議の結果がしっかり残ることで得られるメリットは大きいのではないでしょうか。

例えば、法人営業などで考えると、長年お付き合いをする取引先も多いものですが、担当交代になる場合、それまでの取引における経緯があまり残ってなかったりします。

こんな時、議事録が残っていれば、新しい担当者になっても過去の経緯も把握しながら取引先とコミュニケーションを簡単に進めることができ、信頼関係をより深めていくことができます。

このように、多くの企業では議事録の必要性を感じつつも、そこにかけるリソースがもったいないと感じて対応せずにきています。
それに対して、議事録自動作成ツールがあれば、それまで議事録を残せていなかった企業でも、過去の経緯を確実に残していき、取引先との信頼関係を強化できるなど多くのメリットが得られるわけです。

情報共有の簡略化

3つ目のメリットは、情報共有の簡略化です。

議事録自動作成ツールによって、議事録の運用が徹底されると、情報共有がメンバー全員に対して一度で済みます。

また、その後のタスクの対応やスケジュール管理も各参加者が個別に議事録を見返しながら進めることができ、非常に効率的です。

反対に、議事録の運用が明確にされていないと、情報共有はメンバー全員に対して大きな負担になりかねません。

例えば、会議で決まったスケジュールやタスクに対して、それぞれの参加者がしっかりメモなどをしていないと、忘れてしまったり管理をすることが大変になります。

もちろん、それぞれの参加者は他にも仕事を抱えているため、時間と共に情報は埋もれ、長期的なプロジェクトなどに関するWEB会議では更に抜け漏れなどのリスクは高まるわけです。

そのため、議事録がない場合には、参加者の間で過去の経緯を振り返るなど度々情報共有の必要が生じることがあります。

議事録自動作成ツールによって議事録がしっかり運用されていくことで、1度の情報共有で全員に必要な情報が残されて、効率的に仕事を進めることが可能になります。

以上の3点が議事録自動作成ツール導入のメリットといえます。

複雑な仕事になるほど効果が大きい議事録自動作成ツールですが、今ではとても多くの製品がリリースされており選定に迷うかもしれません。

そこで次の章では、議事録自動作成ツールの比較ポイントについてご紹介します。

議事録自動作成ツールの比較ポイント

議事録作成ツールの中でもAI搭載や同じような機能が様々ありますね。

どのようなポイントで比較すべきか4つのポイントでご紹介します。

AIによる音声認識の精度

最初に、AIによる音声認識の精度が高いかどうかを確認しましょう。

せっかくツールを導入しても、テキスト化された議事録が求める精度に到達していなければ活用が進まず利用を止めてしまう結果になりかねません。

例えば、重役の方が参加する会議での利用が多い場合や、金融関係の商談で確認ミスが許されないようなシーンで使う場合は、精度の高いツールに限定して選ぶ必要があります。

メーカーによって、トライアルをさせてもらうことができる場合もあるため、選択肢が絞られてきたら実際の精度を試しておくことも大切でしょう。

また、集音環境によっても違いが出る場合があります。

もし選定したツールに関して音声認識の精度以外は要件を満たしているのであれば、マイク等の周辺機器をこだわるなどの方法で精度をあげることも検討してみましょう。

ツール自体のセキュリティ性

次に、セキュリティ性について確認しましょう。

例えば、機密事項を取り扱う経営会議や商品開発などの重要なオンライン会議で活用する場合は、情報が流出した場合のリスクが大きくなります。

議事録自動作成ツールはWEBクラウドサービスで提供されるケースが多いため、もし機密性の高い会議での利用が想定される場合にはしっかりチェックしましょう。

例えば、オンライン会議や通信におけるセキュリティ、音声ファイルや議事録データの保存先、ベンダーが利用するデータセンターにおける運用状況、外部からの攻撃に対する対策などです。

ツールによっては、オフラインで利用可能なものや、要望に応じて個別のサーバーを用意して対応してくれるベンダーもあるため、自社の要件に合わせて確認していきましょう。

多言語の翻訳機能

多言語の翻訳機能を持っているかどうかも重要なポイントといえます。

近年ではグローバル化が進み、海外の拠点や海外のお客様との打ち合わせは意外と多いのではないでしょうか。

一方で、言語スキルが高い人は割と少なく、議事録を翻訳する必要がある企業もあるようです。

そのような場合には、多言語の翻訳機能がある議事録自動作成ツールを選定することで、運用に載せやすくなるでしょう。

こうした機能を持たないツールを選んでしまうと、議事録自体は自動で作成されるものの、英語への翻訳は手動になってしまうなど工数を削減し切れない結果となります。

また、対応する言語の数も重要でしょう。

日本語、英語、中国語には対応しているが他の言語には対応できないなど制限がある場合も多いため、自社で必要とする言語が含まれるかどうかは改めて確認しておくできです。

自社に多言語に対する要件がある場合は、必ずチェックしておきましょう。

辞書登録機能(業界用語などの登録、音声認識機能)

最後に、辞書登録機能の有無について確認しておきましょう。

AIの音声認識機能は、一般化された仕様になっているものなので、業界の専門用語はうまく認識できないことがあります。

例えば、IT業界や医療業界、金融業界などでは専門用語が非常に多く、専門用語の登録をさせないと意味不明なテキストが出来上がってしまうかもしれません。

また、専門性の高い業界ほど、新しい単語も次々に生まれるため、辞書登録機能がないと年々使いにくくなってしまう可能性もあります。

特に専門性の高い業界で利用する場合は、辞書登録機能を必須要件としておくべきでしょう。

以上の4点が議事録自動作成ツールの比較ポイントといえます。

もし検討を進める場合には、意識していきましょう。

ここまでで、比較のポイントはわかりましたが、どんな製品がおすすめなのか?

今回は、特にバランスの取れた製品である「ZMEETING」をご紹介します。

次でみていきましょう。

おすすめのAI議事録自動作成ツール「ZMEETING」

ZMEETINGの強みは製品全体のバランスのよさです。

音声認識や翻訳の精度を担保する機能を十分に備えている反面、共有ライセンスで会議時間に応じた課金でリーズナブルです。

更に、感情判定機能があり、会議の可視化も簡単に行いやすくなっています。
また、セキュリティや多言語対応にも対応しつつ、辞書登録機能も合わせもつツールです。

今回は、これまでご紹介した製品比較のポイントと、金額の5点に分けて以下に整理してみましょう。

ZMEETINGにおけるAIによる音声認識の精度について

音声認識の精度は、集音環境や通信環境にも影響を受けるため、明確に定義することは難しいもの。

ただし、ZMEETINGで集音後のテキスト化をサポートする機能があり、テキスト化された結果に対する満足度は高いでしょう。

ここでは、ZMEETINGの音声テキスト化における特徴的な機能を2つご紹介します

フィラー除去機能

フィラー除去機能とは、「ええっと」などの不要な言葉を自動で排除する機能です。

他の製品では、発言した全てのワードを拾ってしまうため、テキスト化したばかりの状態では大変読みにくくなります。

さらに編集しないと使えないと感じられてしまうケースが多いものです。
一方でZMEETINGでは、フィラー除去機能によって、意味の読み取りやすいテキストが最初から生成されます

句読点自動挿入

ZMEETINGでは、文脈をAIが読み取って自動で句読点を挿入してくれます。

句読点なしで生成されたテキストは大変読みにくく、後で編集する場合ですら負担が増すこととなります。

最初から読みやすいテキストとして生成されることで、音声認識精度を補強し読みやすいテキスト化を実現してくれます。

安心のセキュリティ

ZMEETINGはセキュリティにも気を配られた製品です。

運用上のセキュリティを担保するため、例えば以下のような機能を有しています。

  • 待機室機能
  • 会議室ロック機能
  • 認証要求
  • 退出機能

また、クラウドに議事録情報が残ることに不安を感じる場合は、データの保存先を変更する設定も可能になっています。

このように、ZMEETINGはセキュリティの重要性を意識された製品といえます。

多言語翻訳機能

ZMEETINGは、日本語の他に英語、中国語、韓国語の翻訳が可能となっています。

しかも、参加者ごとに別の言語に翻訳する設定ができるため、グローバルでの会議には利用しやすいといえるでしょう。

ZMEETINGにおける辞書登録機能

ZMEETINGには、以下の2種類の辞書登録が可能となっています。

置換辞書:特定の語句を別の語句に置き換える機能です。​固有名詞や専門用語の登録に活用できます。

適応辞書:同音異義語などに対応する辞書

ZMEETINGの費用感

10時間/月の利用で、多言語翻訳機能など不要であれば、以下の金額から利用できます。

月換算 3,278円(税込)~

これほど安価に導入できるのであれば、コストメリットは十分ではないでしょうか。

まとめ

今回は、AIによる議事録自動作成ツールのメリットから、比較のポイント、おすすめの「ZMEETING」に関するご紹介をさせていただきました。

議事録自動作成ツールには、議事録作成の効率化以外にも会議の見える化、情報共有の簡略化など多くのメリットがあり、導入のハードルも高くありません。

検討すべき際には、運用に載せられるように、音声認識の精度や多言語対応、辞書登録機能を確認しつつ、セキュリティ要件が自社の求めるものに合うかをみておきましょう。

特殊な要件がない場合は、今回ご紹介したZMEETINGが特にバランスよく機能を揃えていておすすめです。もしAIによる議事録自動作成ツールを検討したい場合は、ZMEETINGも選択肢として入れてみましょう。