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ブログ(議事録自動作成)
IT開発のプロジェクトで多い会議といえば以下の会議体ではないでしょうか。
・状況報告、情報共有ミーティング
・レビュー
これらの会議で音声認識を使用するとどのような効果があるかを紹介いたします。
１．ステークホルダー間の認識合わせに活用できる
まずは状況報告ミーティングや情報共有ミーティングで音声認識AIを利用した場合の効果について説明します。
ミーティングの報告者としての利点
ミーティングの際は報告者が一方的にしゃべるのではなく、報告相手からも会議の承認、宿題事項、情報共有を受けます。その内容は会議終了後に議事録を作成してミーティングに参加しなかったチームメンバに共有する必要があります。
音声認識AIを行うと、チームメンバは会議終了後すぐに会議内容を確認することができ、宿題事項についても着手することができます。さらに音声認識と同時に録音も行っているものであれば細かなニュアンスでも確認することができるためチームのアウトプット量を増やすことができます。
この場合、自身が重要だと思う箇所を抜粋して議事録を作成するよりも、生データの方が情報量が多いため詳細を確認することができます。また、テキスト形式で保存されるため必要とする内容を検索しながら情報を確認することができます。
報告を受ける人の利点
次に状況報告を受ける人としては以下のメリットがあります。
報告を受ける人は報告書に目を通しながら報告者の説明を確認していきます。受領した報告書の内容が完璧であれば報告者の説明は不要となりますが、報告者と報告を受ける人との役割、情報量が異なるため報告書だけですべてを判断するようなことはできないのが実情かと思います。
そのため、報告者に対して口頭で複数の質問を行うことになります。この時に質問を行った内容を文字起こしすることで会議に集中することができます。
また、報告を受ける人は複数のサブチームをまとめている方であったり、複数のプロジェクトを担当している方が多いかと思います。
このような方は受け取る情報量も多いですし、そもそも対応すべき業務も多い。。
会議の中で自身が必要だと思った箇所はメモを取っているとは思いますが、
会議の時点で気になっている箇所だけで後になってメモしたところではない箇所の情報が欲しくなることも。。。
音声認識AIサービスで情報をまとめておくとこれらの対応の際に便利です。
２．レビューではトレーサビリティ確保として活用できる
レビューと音声認識AIでの文字起こしはとても相性が良いと言えます。作成物のレビューを行う際はレビュイーは資料や作成物を投影しながら説明を行います。そこでレビュアーよりレビュー指摘や改善点のコメントをもらいます。その内容は音声認識で文字起こしを行い保存しておくことで、後の作業量を削減することができます。
たとえば、ISO等の品質マネジメントシステムではレビューの指摘内容とその改善について記録を行いトレーサビリティを確保することが重要とされています。
しかしながら、、
レビュー後にレビュー議事録を作成→指摘内容の修正→修正確認→レビュー議事録に修正箇所の記載→再レビュー→レビュー通過した場合はその結果を記載する。といったようにレビュー実施結果を記録していくのは忙しいプロジェクトの場合至難の業。となります。（私も過去に苦労しました。。）
レビュー実施内容を文字起こししていくと対応を一緒に行うチームメンバへ精度の高い情報をすぐに共有できる状態となります。
また、文字起こしされた内容からレビュー実施報告書に転記することができます。
記録をテキストに変換し、すぐに活用できるというのは文字起こしサービスの利点です。
３．議事録サービスの選び方
音声認識ができる議事録サービスといっても複数のサービスが存在します。オンプレ提供のサービス、クラウド提供のサービス、組み込みのサービスなどです。
サービスを選ぶ際は利用者の使用用途によって検討する必要があります。
組み込みのサービスの場合はすぐに取り出して使用できますが、情報共有の際はデータの取り出し等の作業が発生します。
一方クラウド提供のサービスではインターネット環境が必要ですが機器の制約なく議事録を確認することができます。
音声認識と同時に録音も行えるサービスを選ぶということもポイントです。録音音声が無い場合だと文字起こし結果が誤っていた場合に気付けないということがあります。また、同じ言葉をしゃべったとしてもニュアンスによって意味が大きく変わります。
そのため録音が行える場合は録音をお勧めします。
また、文字起こし、録音の他には以下の機能も選ぶポイントになります。
・重要発言タグ付け機能
・翻訳機能
重要発言タグ付け機能とは会議のポイントとなる箇所にタグをつける機能です。
この機能を使用するとチームメンバの文字起こし結果の確認工数を削減することができます。
会議の音声をすべて文字起こしすると大変な量となります。その際に重要なポイントだけまとめておけば確認時間を減らすことができます。
翻訳機能と併用することでオフショア開発においても活用できます。
価格も選び方のポイントです。文字起こしで削減した時間分サービスの利用料に持っていかれてしまった。。ということが起きないよう、利用者として採算の取れる丁度良いサービスを選ぶことが必要です。
これらのポイントを抑えたサービスを使うことで
チーム生産性の向上につながります。
４．最後に
音声認識AIの文字起こしサービスを生産性向上の一つの取り組みとしてみてはいかがでしょうか。是非プロジェクト管理者やPMOの方も検討を頂ければ幸いです。
AIによる議事録自動作成ツールを検討したい場合は、弊社のZMEETINGも選択肢としていただければと思います。
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